Kỹ năng tổ chức công việc: Cá nhân và Bộ phận

[Marketing4u.vn] Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu đang chờ bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc nhiều công việc và đang hoang mang không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết sau đây cho bạn những lời khuyên giúp giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả và với một tâm trạng bình tĩnh hơn. Những lời khuyên này chủ yếu dành cho các bạn đang đi làm nhưng các bạn sinh viên hay các bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công việc học tập hay trong việc nhà hàng ngày của mình.

Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc

Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày

Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu tiên là bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Ban có thể ghi ra những công việc này trên giấy sticker và dán trên bàn làm việc của mình. Ghi ra cụ thể những công việc cần làm sẽ giúp bạn:

1. Hình dung ra được cụ thể (chứ không phải là mơ hồ) về khối lượng công việc cần làm trong ngày từ đó sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn để giải quyết công việc và 
2. Tránh được việc quên hay bỏ sót công việc.

Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện

Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các công việc cần làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung như: “Làm việc với tất cả các khách hàng” mà hãy ghi cụ thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2. Làm việc với khách hàng B”.

Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia công việc đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu bạn viết một báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực hiện:

• Đọc các báo cáo về tình hình kinh doanh của dịch vụ A và ghi lại những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo.
• Gặp và thảo luận với giám đốc mảng dịch vụ A (và các phòng ban có liên quan) về những thông tin thu thập được qua các báo cáo.
• Viết báo cáo đánh giá về tình hình kinh doanh của mảng dịch vụ A.

Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc: (1) viết phần mở đầu, (2) viết phần nội dung và (3) viết phần kết luận.

Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ

Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những công việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải quyết những công việc khó này. Trí óc của chúng ta cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một cách ì ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng thời gian làm việc. Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ công việc dễ và chuyển dần sang những công việc khó. Như vậy, khi trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần.

Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau khi hoàn thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tự tin và sự phấn khởi làm việc trong bạn. Và với sự tự tin và phấn chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm những công việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải quyết công việc khó.

Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp

Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi làm các việc khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết.

Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc

Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một công việc mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc bạn đang giải quyết và tạm thời quên đi các công việc khác. Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi bạn từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc.

Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui hơn và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng để dở dang nhiều công việc chưa hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của bạn.

Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo cáo), thì bạn có thể giải quyết một công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi có điều kiện.

Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi công việc

Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho mình dưới một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà hay nghe một bản nhạc trước khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết cả một đĩa nhạc rồi mới quay lại làm việc :-). Lợi ích của việc làm này là bạn tự tạo ra một động lực cho bản thân để phấn đấu hoàn thành công việc. 

Sau khi hoàn thành một công việc bạn hãy lấy bút gạch đi công việc trong danh sách công việc mà bạn đã ghi chú trên bàn làm việc của mình. Và bạn phải ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “hoàn thành”. Mỗi lần làm như vậy bạn sẽ cảm thấy một niềm hạnh phúc mênh mông. Càng có nhiều từ “hoàn thành” được ghi trong danh sách công việc như vậy, bạn càng tiến dần đến mốc hoàn thành tất cả công việc trong ngày. Các bạn cũng có thể làm được như vậy phải không? Chúc bạn giải quyết các công việc hàng ngày một cách hiệu quả.

Cách tổ chức công việc cá nhân

1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

• Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.
• Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.
• Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ). 

Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:

• Tần suất thực hiện?
• Người thực hiện?
• Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?

Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 %.

1.2. Xác định thứ tự ưu tiên

Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.

Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...

Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...

Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi. Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp.

Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.

Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:

• Thời hạn giải quyết vấn đề.
• Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc.

Không khẩn cấp và không quan trọng, như những việc sau:

• Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.
• Đi uống bia với bạn bè
• Mua một bộ veste mới
• Đổi điện thoại di động...

Đánh tiếc là rất nhiều nhà quản lý và nhân viên lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng.

1.3 Lưu đồ thời gian

Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp. Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên và công việc D làm cuối cùng.

2. Sắp xếp hồ sơ: 

Bạn đã gặp những tình huống này liệt kê bên dưới này chưa:

• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?
• Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?
• Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách hàng?
• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào…

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa? Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

2.1 Quản lý hồ sơ giấy

1. Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
2. Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ sơ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.
3. Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
4. Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục.

2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau. Nên có mục 2 mục input và output.

Input: Để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng các thông tin nhưng chưa xử lý

Output: Để quản lý các thông tin đầu ra. Đây là phần chứa đựng các thông tin đã xử lý

Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:

1. Quy định backup dữ liệu.
2. Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.
3. Quy định quét virus định kỳ.
4. Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

• Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).
• Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)).
• Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ (Nên tìm mua trên các cửa hàng CD)

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.

3. Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng:

• Fax
• Điện thoại bàn
• Máy in
• Photo
• Các vật dụng thường dùng khác...

4. Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

1. Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)
2. Giữa các nhân viên nội bộ.
3. Input (thông tin đầu vào)
4. Output (thông tin đầu ra).

4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức.

1. Sổ giao việc
2. Sổ giao nhận thông tin
3. Sổ công văn đến – đi.
4. Sổ giao nhận sản phẩm
5. Sổ giải quyêt công việc

4.3 Lưu đồ thông tin:

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

• Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người gởi. Trường hợp chưa trả lời được, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời.
• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy định nào đó.
• Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin.

Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều này, chưa được tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư. Bằng cách nào? Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa?

Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được.

4.5 Sổ giải quyết công việc

Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn. Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

1. Nội dung công việc
2. Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)
3. Thời hạn
4. Diễn giải.
5. Kết quả/ngày hoàn thành.

4.6 Lập kế hoạch công việc

1. Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?
2. Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?

Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch công việc của chính mình và cho nhân viên.

Cách tổ chức công viêc bộ phận

1. Xác định chức năng, nhiệm vụ

1.1 Xác định chức năng:

Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ.

Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận.

Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.

1.2 Xác định quy trình:

Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được nó?

Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì?

Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H.

PHƯƠNG PHÁP 5W1H

• Who: Ai làm việc đó?
• Where: Làm việc đó ở đâu?
• When: Làm việc đó khi nào?
• How: Làm bằng cách nào?

Ghi chú: Bạn có thể không cần trả lời: what (là cái gì, làm được gì?) và why (tại sao? tại sao là nó). Đôi khi, bạn cũng dùng Why (tại sao làm cách này mà không làm cách khác?)

Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là:

• Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc..
• Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy trình.

2. Định biên công việc

1. Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.
2. Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.
3. Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm
4. Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người.
5. Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc.
6. Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh.

Lưu ý: cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.

3. Xác định bản mô tả công việc

Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh. Bản mô tả công việc gồm các nội dung:

1. Thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, ngýời quản lý trực tiếp),
2. Mục tiêu – yêu cầu công việc,
3. Nhiệm vụ, quyền hạn,
4. Các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

Sau đó, hãy lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

4. Sắp xếp công việc cho NV.

Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường xuyên.

Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại.

Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.

Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:

1. Cách thức thực hiện (how).
2. Nguồn lực để thực hiện (5M).
3. Tần suất thực hiện.

Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.

Đối với công việc không thường xuyên: Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc và:

1. Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).
2. Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.
3. Giải thích phương pháp thực hiện (how).

Khi phát sinh công việc không thường xuyên, bạn hãy lưu ý: Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không? Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai.

Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên.


Ghi chú thêm: sau khi tham khảo bài này, đó là những ý chính cần có trong tổ chức công việc, mỗi cá nhân nên rút ra một phương pháp cho riêng mình nhằm phù hợp với khả năng của bản thân, để tối ưu năng lực không nhất thiết phải áp dụng nguyên bản 100%,.

Marketing4u - Sưu tầm và tổng hợp: từ diễnđàn-kỹnăng